Administrere medlemmer og tilgang – steg for steg
Veiledning for kjerneteamet: slik tar du inn nye deltakere i GitHub-organisasjonen samt-x, følger dem opp og tar dem ut igjen. Hvordan teamene og tilgangene henger sammen, står i Konsept for GitHub-organisasjoner og repoer.
To kilder
| Kilde | Hva den inneholder | Hvem vedlikeholder |
|---|---|---|
| Medlemsoversikten (medlemmer.md i det private repoet samt-bu-intern-admin) | Navn, e-post, firma, LinkedIn, telefon, status og rolle i SAMT-BU | Kjerneteamet, manuelt, gjerne ved å be Claude |
| GitHub | Hvem som er med i orgen, org-rolle, team og tilganger | Settes i GitHub, leses av sjekkskriptet |
| GitHub-profilen | Navn og firma | Medlemmet selv, under profilbildet → Settings → Public profile. Leses av sjekkskriptet |
Sjekkskriptet sammenligner de to og skriver resultatet til tilgang.md i samme repo, med en liste over avvik. Personopplysninger står bare i medlemsoversikten, aldri i issues, commits eller på dette nettstedet.
Statusene i oversikten er: potensiell (ikke invitert ennå), invitert, aktiv, inaktiv (medlem, men ikke lenger med i arbeidet), fjernet og ? (medlem, men uklart hvem kontoen tilhører; merknaden sier hva som skal avklares).
Forutsetninger
- Du er med i kjerneteamet. Det gir tilgang til samt-bu-intern-admin
- Invitasjoner og fjerning fra orgen krever at du er eier av samt-x
- For å kjøre sjekken selv: en klon av samt-bu-intern-admin, GitHub CLI (gh) innlogget, og bash (Git Bash på Windows). Alternativt ber du Claude gjøre det
Ny deltaker
- Finn GitHub-brukernavnet. Personen må ha en GitHub-konto. Be om brukernavnet, ikke e-postadressen
- Legg personen i riktig team, i GitHub under Organization → Teams. Velg fagteamet (for eksempel samt-bu-pilot-3) eller kjerneteamet. Er personen ikke med i noe fagteam, bruk samt-bu-alle. Tilgang til samt-bu-alle følger av at fagteamene ligger under det. Er personen ikke medlem av orgen fra før, sender GitHub en invitasjon automatisk. Den som skal være med i kjernearbeidet en periode, legges i kjerneteamet som alle andre der, og tas ut igjen etter fremgangsmåten for deltakere som slutter. Merk at kjerneteamet også ser medlemsoversikten
- Før personen inn i medlemsoversikten med status «invitert» og dagens dato i «Fra» og «Endret»
- Si fra til personen at invitasjonen ligger i e-posten, og på GitHub under profilbildet → Settings → Organizations. Den kan også åpnes direkte på github.com/orgs/samt-x/invitation. Invitasjonen utløper etter sju dager, og må da sendes på nytt
Invitasjonen er akseptert
- Sett status til «aktiv» og oppdater «Endret»
- Kjør sjekken. Den melder fra om noen har akseptert uten at lista er oppdatert
Deltaker slutter
- Ta personen ut av teamene. Skal personen fortsatt kunne lese og følge med, kan medlemskapet i orgen bli stående. Sett i så fall status «inaktiv»
- Skal personen helt ut: Organization → People → personen → Remove from organization. Sett status «fjernet». Raden blir stående som historikk
- Kjør sjekken
Fast sjekk
Kjør sjekken etter hver endring, og ellers jevnlig, for eksempel månedlig:
bash sjekk-medlemmer.sh
Skriptet skriver tilgang.md og lister avvik, for eksempel en person som er med i orgen, men mangler i oversikten. Rett avvikene, og commit medlemmer.md og tilgang.md sammen.
tilgang.md viser også navn og firma fra GitHub-profilen, og lister hvem som mangler dem. Be de som står på den lista, om å fylle ut profilen.
Fallgruver
- Eiere har admin overalt, uavhengig av team. Det synes ikke i teamstrukturen
- Testkontoen erikhag1test er en utenforstående med egen tilgang til samt-bu-docs, og skal ikke ryddes bort
- Bot-kontoen samt-x-bot eier nøklene som nettstedet bruker for å bygge og ta imot forslag. Den skal ikke fjernes
- Gi tilgang via team, ikke til enkeltpersoner. Direkte tilgang til et repo synes ikke i teamoversikten og blir lett glemt