Pilot 3 - Flytting mellom kommuner

INNLEDNING

Formålet med SAMT-BU er å etablere et felles fundament for samarbeid og kunnskap om datadrevet tjenesteutvikling og sømløse brukerreiser på tvers av forvaltningsnivåer og sektorer, med pilotering ut fra området barn og unge – fra barnehage til høyere utdanning. Gjennom praktisk utprøving og kompetansebygging skal prosjektet legge grunnlag for at felles fundamentet er modent og kjent, slik at det blir brukt og bygget videre på, også på andre områder.

Et av prosjektets mest sentrale produkter er å levere MVP-er og pilotering av informasjonsmodeller og tjenester. Prosjektet ønsker også å ha en smidig tilnærming til oppgavene basert på nysgjerrighet og læring gjennom utprøving i korte iterasjoner, slik at vi raskt kan vise reell verdi og også raskt finner ut hva som ikke fungerer (fail fast). Vi vil gjøre dette gjennom pilotprosjekter som dekker prioriterte use cases

Dette dokumentet inneholder en beskrivelse av plan for gjennomføring av pilot 3, flytting i løpet av skoleåret. Selv om vi i dette dokumentet har beskrevet gjennomføring av pilot som en fasedreven prosess, forutsettes det at vi kommer til å arbeide iterativt der enkelte faser gjentas ved behov.

OMFANG OG AVGRENSNING

Bakgrunn

Arbeidet tar utgangspunkt i casebeskrivelsen 4. Flytting av elever i skoleåret mellom kommuner/fylkeskommuner (https://docs.samt-bu.no/behov/use-cases/04-flytting-elever/)

Pilotens målsetning

Målet er å sikre at nødvendig informasjon om en elev følger eleven digitalt og automatisk ved flytting mellom kommuner og fylkeskommuner i løpet av skoleåret. Dette skal sikre kontinuitet i opplæringen, spesielt for sårbare barn, og redusere tiden fra innflytting til barnet får et tilrettelagt tilbud i den nye skolen.

Aktører

• Elev/Foreldre: Flytter og melder innflytting i ny kommune/fylkeskommune.
• Skoleadministrativt ansvarlig (Fraflyttingskommune/fylke): Ansvarlig for å avslutte elevforholdet og tilgjengeliggjøre dokumentasjon.
• Skoleleder/Lærer (Tilflyttingskommune/fylke): Mottaker av eleven som trenger rask innsikt i elevens historikk og behov.
• Fagsystemer (f.eks. Vigilo, Visma Flyt Skole, IST): Systemene som skal utveksle dataene.
• Folkeregisteret (FREG): Kilden som trigger flyttehendelsen.

Pilotens produkter

Innledende samtaler med ulike kommuner tyder på at det er store ulikheter på hvordan dette håndteres i dag. Vi ønsker derfor å gjennomføre en AS-IS-kartlegging i et par kommuner før vi detaljerer arbeidet ytterligere.

Piloten vil utrede:

• AS-beskrivelse av dagens rutiner.
• Drømmereise
• 2 eller 3 løsningsscenarior (gjenbruk/fornyelse)

Selve gjennomføringen av piloten skal også danne grunnlag for oppdatering av prosjektets «dreiebok» for gjennomføring av denne typen prosjekter.

BEMANNING

Pilot 3: Flytting i løpet av skoleåret

• Morten Hoff, Delprosjektleder, KS Digital
• Håkon Søgnen, Løsningsarkitekt, KS Digital (Innleid)
• Lotte Sørensen, Jurist, KS Digital
• Cath Holten, Arkitekt, DigDir
• Anamarija Carotta, Fasilitator, KS Digital (Innleid)
• Ressurser fra Oslo kommune
• Ressurser fra Nittedal kommune

Dette er ressurser som er identifisert pr. nå - det kan være behov for flere ressurser etter hvert som piloten tar form.

Kilde for prosjektressurser vil til en tid være oppdatert i prosjekts oversikt over kontaktpersoner (Lenke til Digdir SP side som inneholder: Kontaktinformasjon SAMT BU.xlsx)

Støtteressurser

Pål Reiersgaard, Arkitekt, KS Digital
Torbjørn Moen, Forretningsutvikler, KS Digital

GJENNOMFØRING

Pilotens varighet

Piloten varer fra 01.07.2026 – 31. november 2026

Pilotens arbeidspakker og oppgaver

Det er definert følgende arbeidspakker:

• AS-IS Beskrivelser
• Drømmereise
• Løsningsscenarioer
• Avklaring av videre arbeid

Viktige milepæler

Piloten har følgende viktige milepæler:

• Når AS-IS beskrivelser foreligger
• Når Drømmereise foreligger
• Når løsningsscenarioer foreligger

Praktisk gjennomføring

SAMT-BU prosjektet har gitt føring til samhandlingsarena, valg av oppgavesystem og metodikk.

• Piloten gjennomføres iterativt etter smidige prinsipper og i sprinter på 2 eller 3 uker.
• Hver sprint skal starte med et planleggingsmøte og avsluttes med en demo.
• Det vil bli vurdert å kjøre felles demo i SAMT-BU regi for alle piloter.
• I utgangspunktet er det ønskelig å gjennomføre standups for hele piloten samlet annenhver dag, men etter hvert kan det være tilstrekkelig at arbeidet koordineres i hver av arbeidspakkene.
• Det bør gjennomføres minst en retrospektiv i løpet av pilotperioden.
• Det settes opp en egen GitHub-løsning for prosjektet som skal benyttes.

OVERORDNET PLAN

Dette kommer vi tilbake til.

GEVINSTPOTENSIAL

En del av arbeidet med denne piloten er å se på mulige gevinster for en slik løsning/fremtidsbilde. Gevinster vil bli listet opp her når det er identifisert.