10. Overgang til andre kommunale tjenester

Beskrivelse av innspill av case til prosjektet SAMT-BU

Hvem har spilt inn dette som et case

Caset var nevnt i opprinnelig MedFin-søknad og har blitt løftet flere ganger fra andre kommuner blant annet gjennom Fag- og prioriteringsutvalget.
Oslo kommune har gjennomført et forprosjekt og har holdt en leverandørkonferanse der temaet også har vært berørt. Dette er registrert som et eget case (https://docs.samt-bu.no/behov/use-cases/18-saarbare-barn-skolen/). Dette caset er innarbeidet i denne beskrivelsen.

Kort beskrivelse av caset (hva er dette/hva handler det om?)

For at kommunen skal kunne gi en helhetlig oppfølging av elever med ulike utfordringer, er det nødvendig å hente data fra mange kilder og flere ulike fagsystem i kommunen, sammenstille opplysninger om barnet/eleven og tiltak som er vurdert og iverksatt og oppdatere tiltak og informasjon på tvers av alle aktørenes systemer.
Caset grenser opp mot mange liknende case, for eksempel behov for overføring av data mellom kommuner og behov for å tilgjengeliggjøre data for foresatte. For at det skal være håndterlig innenfor rammene av SAMT-BU er derfor caset scopet til å omfatte overføring av data mellom aktører innad i kommunen/fylkeskommunen.

Hvilket problem adresserer caset/Hva fungerer dårlig i dag?

I dag oppleves det at tjenestenes juridiske plikter og brukernes rettigheter kan stå i motsetning til hverandre (eks. lovpålagt plikt til forebygging og tidlig innsats, helhetlig og samordnet oppfølging vs retten til personvern med tilhørende regler for informasjonsdeling). De juridiske bestemmelsene for informasjonsdeling, taushetsplikt og brukers selvstendige «samtykkealder» varierer også mellom tjenestene og oppvekstløpet. Det er et stort behov for mer klarhet og enklere oversikt. Det blir ikke gode praksiser av usikkerhet.

Samtykkebasert informasjonsdeling er en selvsagt og viktig forutsetning for god oppfølging, men mangler i motivasjon, språklig-, kulturell- og digital kompetanse hos brukere kan være til hinder for nødvendige samtykker.
Data som danner grunnlag for helhetlig oppfølging ligger i dag i ulike fagsystemer. Det finnes samspilløsninger, for eksempel VISMA Samspill, men det fordrer at kommunen holder seg til VISMA som leverandør av alle fagsystemer. (Visma samspill: https://minflyt.no/samhandlingsverktoy )

En annen utfordring med tverrfaglige samhandlingsverktøy som eksisterer i dag (slik som DIPS samspill, BTI stafettlogg m.fl.) er at tilganger er avgrenset til person (MinID), ikke rolle. Det muliggjør tilgang på tvers av tjeneste/organisasjon, men hindrer ledernes mulighet til å fordele og omfordele, samt godkjenne (funksjoner som f.eks websak har). Leder/rektor har ansvaret for at tiltak og oppgaver tilhørende egen virksomhet følges opp og at lovpålagt tverrfaglig samordning ivaretas. Leder/rektor må derfor ha nødvendige tilganger som gjør det mulig å ha oversikt, fordele, omfordele og godkjenne. Tilgang/tilgangsstyring må ligge til roller, ikke bare personer.

Hvor oppstår brudd i informasjonsflyt eller ansvar?

Bruddene skjer i overgangen mellom systemer. Ofte er dette også sammenfallende med overgang mellom aktører (f eks PPT og Skole), men det omfatter også overføringer av informasjon mellom systemer innad hos aktørene (for eksempel mellom arkivsystem og fagsystem).

At data ikke flyter fritt innebærer at det må gjøres mye manuelt arbeid, noe som i tillegg til å være en direkte sløsing med ressurser, også bidrar til at faren for feil øker. I tillegg er det alltid en fare for at viktige opplysninger aldri blir delt, når systemene ikke prater godt sammen.

Hvem er de primære aktørene som berøres

• Barnet/ungdommen og de foresatte som ikke får de tjenestene de har krav på
• Andre pårørende som ikke får tilgang til digitale systemer, f.eks fosterforeldre. (Jobbes med en løsningen her, men må huske på de, så de ikke blir utelatt i en tidlig prosess)
• Kommunene/Fylkeskommunene som ikke klarer å oppfylle sin lovpålagt plikt til forebygging og tidlig innsats, helhetlig og samordnet oppfølging.
• Saksbehandlere som må bruke unødig tid på innhenting av informasjon og ikke får tilgang til data de trenger for å kunne gjøre en god jobb.
• Systemleverandører som leverer dagens løsninger

Hvordan kan en ønskesituasjon (drømmereise) se ut?

Målet må være å legge til rette for at data kan flyte fritt mellom aktørene innenfor rammene regelverket setter, uten at kommunen er låst fast til at samme leverandør leverer alle saksbehandlerløsninger.

Dette innebærer felles informasjons- og datamodeller og at data er tilgjengelig på tvers av alle løsningene.

Varierende/manglende kompetanse i tjenestene om muligheter og begrensninger for informasjonsdeling, er i dag en av flaskehalsene. Et digitalt system som inneholder funksjoner for enkel juridisk veiledning, vil være svært nyttig.

Innsiktsarbeid

Oslo kommune v/UDE har gjennomført et prosjekt «Helhetlig elevoppfølging/elevflyt (skole–PPT)». Forprosjektet har gjort et omfattende innsiktsarbeid for å belyse hvordan det kan skapes sammenhengende tjenester, overganger og bedre datakvalitet og effektivisering.

De sier:
Gjennom innsiktsfasen har vi utarbeidet en anbefaling for hva som bør ligge til grunn for en ny digital løsning for å støtte skolens og PPTs felles arbeid med å sikre elevenes tilfredsstillende utbytte av opplæringen.

Målet er at løsningen skal bidra til:

• Bedre samhandling mellom skole, PPT og foresatte
• Effektivisering og kvalitet gjennom delte data og standardiserte prosesser
• Trygg tilgangsstyring og oversiktlig arbeidsflyt

Skoler, foresatte og ulike avdelinger i PPT har medvirket aktivt i arbeidet. Vi har hatt tett dialog for å sikre at løsningen gir en helhetlig og sammenhengende tjeneste. Resultatet er et grunnlag som viser muligheter for å fjerne tidstyver, forbedre styringsdata og styrke kvaliteten i elevens læringsutbytte gjennom tettere og mer sømløst samarbeid. Prosjektets leveranser kan også legge grunnlag for videre arbeid i andre prosjekter. Helhetlig elevoppfølging (skole-PPT) kan brukes både underveis og i etterkant.

I juni 2026 gjennomførte prosjektet en markedsdialog. Presentasjonen fra dialogen finnes her: Dialogkonferanse Elevflyt 180626 - presentasjon.pdf

Deling av data på tvers av fagsystemer er også et tema i arbeidet som er i gang i KS Digital rundt felles anskaffelse av oppvekstadministrative systemer.

Hvilke av prosjektet målsetninger mener vi at caset berører?

For SAMT-BU er dette en god case. Den berører følgende målsetninger:

• Felles informasjonsmodeller og standardiserte grensesnitt som på sikt dekker «alle» områder og sektorer.
• Gjenbrukbare løsninger og fellesløsninger
• Enklere brukerreiser for ansatte, foresatte, elever og studenter gjennom læringsløpet - fra barnehage til grunnskole, videregående og høyere utdanning.
• Samarbeid og innovasjon på tvers av offentlige og private aktører i økosystemet, og økt konkurranse i markedet.
• Langsiktige mål om livslang læring m.m.

Litt om gjennomføring

Problemområdet caset beskriver er stort og omfattende og berører en rekke ulike aktører. Det er også i gang flere initiativ i sektoren som ser på det samme eller på tilgrensende problemstillinger. At det finnes leverandører som delvis har løst dette innenfor «sine» økosystem, kompliserer bildet ytterligere. Samtidig representerer caset akkurat den typen problemstillinger SAMT-BU bør jobbe med.

Det bør derfor gjennomføres en innledende kartleggingsfase med følgende aktiviteter:

• Gjennomgå innsiktarbeidet Oslo kommune har gjennomført
• Se til andre pågående arbeid, f.eks tilnærming felles anskaffelse oppvekstadministrative systemer og hva Digi Møre og Romsdal har utarbeidet med sitt konsept «Samstemt»
• Kartlegge aktører, løsninger og leverandører
• Kartlegge regelverk som regulerer forholdet mellom aktørene
• Velge fokusområde for videre pilot, finne samarbeidspartnere og anslå ressursbehov for neste fase.